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    商协会秘书应具备的八大能力

    中经网  2022-11-28 20:35     浏览量:184296

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    商协会是新形势下社会管理体系中的一个重要组成部分。随着社会管理体系的创新和完善,它将发挥越来越重要的作用。而商协会秘书在商会组织体系中地位举足轻重。但是做好商协会秘书,也不简单,商协会秘书的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构,决不是一件轻而易举的事情,必须具备以下八大能力:

    写作能力

    秘书工作中的一个重要任务就是撰写文稿。秘书通常要从事大量文字工作,因此必须具备良好的文字功底,加强写作实践,熟练掌握各类公文的写作要求和特点,语言表达技巧,随时注意积累资料,提高文字写作水平。

    应变能力

    所谓应变能力,就是当环境、条件、对手等发生变化时,能够及时采取措施迅速加以应对的能力。应变能力是种急智,是对秘书才智的全面检验,需要广博的知识、出色的智慧、敏捷的头脑和丰富的经验。在面对一些紧急情况时,有良好的应变能力并能在短时间内做出处理方案,这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。培养应变能力,要养成事先策划、周密计划的习惯,要勇于实践、不怕跌倒,要善于总结、举一反三、积累经验。

    观察能力

    一个好秘书必须具备良好的观察能力,即在工作中要时时、处处做有心人。要善于观察自己所服务的领导,对领导了解越多,双方工作的默契程度就越高。要善于观察业务过程,如所布置的工作进展如何、有何反馈信息等。要善于观察周围的环境,如同事间的关系是否融洽等,有利于掌握工作的主动权。人的观察力存在个体差异,这些差异与人的先天素质和后天实践活动及培养都有密切关系。良好的观察能力是不断培养和锻炼的结果。

    记忆能力

    记忆是人脑对过去经验中发生过的事情的反映。秘书职能的要点是领导功能的延伸与补充,领导往往要求秘书人员能够成为“信息库”。在记忆能力方面,秘书人员要做到“精确”与“持久”,精确就是准确精细地反映对象而不出偏差,持久就是对相关内容能够长久牢固记忆。良好的记忆能力也是不断培养和锻炼的结果。

    判断分析能力

    为了实现领导的指示,秘书必须准确领会领导意图。不论是日常的还是突发的工作,秘书必须从各个角度对问题进行思考和分析,尽快地作出判断,准确无误地应付,或者当机立断地去做,不致出现失误或漏洞。

    社交表达能力

    表达能力指一个人把自己的思想、情感、想法和意图等,用语言、文字、图形、表情和动作等清晰明确地表达出来,并善于让他人理解、体会和掌握。表达能力主要包括口头表达能力和文字表达能力。在这方面,秘书人员要做到“清楚明白、注意分寸、生动形象”。同时要学习心理学知识,加强人格修养,了解掌握社交和公关的特点、原则和方法,提高情感沟通能力,熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”,并与他们建立良好的公共关系。言行有度,举止得体。

    办公设备操作能力

    办公自动化设备的应用使秘书工作方式发生了巨大变化。利用网络可以实现资源共享,快捷地了解世界经济发展的现状,节约人力和时间。这就要求秘书人员掌握多种专业化的事务工作技能,熟练掌握office办公设备技能,以提高办公设备的操作能力。

    速记能力

    速记是一种快速记录口语的技术方式,用简单的符号或代码和缩写规则把交际和思维中的口语转换成视觉形式。为了对领导的指示与口述、会议内容等作出迅速、准确的记录,秘书人员有必要学一点速记。

    来源:汪荣华(武汉市中小企业信用协会)

    发布:中经网·中经在线

    编辑:王海珠 熊辉 郑紫文

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